Oleh: Dian Mardiana
Selasa, 6 Oktober 2009
Pernahkah terpikir ketika program berjubel, anggota organisasi berubah-ubah dan mereka celingak celinguk prosedur apa yang harus diambil ketika uang akan cair. Anggota organisasi pastilah bertanya pada administrasi termasuk staf keuangan, “Bagaimana caranya agar dana cair?”.Pertanyaan ini sangat lumrah terjadi diantara para pelaksana program dan staf administrasi. Tak heran, terkadang administrasi dan keuangan menjiplak kebiasaan lama yang diturunkan leluhurnya. Ketika ditanya adakah standar baku, mereka lazim menjawab, “memang yang dulu juga seperti ini”. Organisasi bisa saja bertahan dan tetap melaksanakan program, namun tentu saja tidak bertahan lama karena informasi akan mati bersama si empunya.
Diskusi dan Sharing tentang pentingnya Standard Operating Procedure (SOP) di Sekretariat B-Trust, Jl. Ciwaregu 1 tanggal 6 Oktober 2009.
Informasi prosedural inilah yang bernama SOP (Standard Operating Procedure). SOP dalam bahasa indonesia diterjemahkan Prosedur Pelaksanaan Baku. Prosedur ini diartikan sebagai rangkaian instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan yang bersifat rutin yang dijalani suatu organisasi. Ini diperlukan ketika organisasi menjalankan program. SOP bukan hanya untuk kegiatan administrasi saja, pula kegiatan lapangan tidak kalah butuhnya. Kebutuhan penyeragaman dari ketidakseragaman tentunya memudahkan persamaan persepsi dan acuan kerja.
Pentingnya informasi tentang SOP mendorong para organisasi besar untuk mengkomunikasikannya dengan para lembaga mitra. DRSP, misalnya, diwakili oleh Fimek Resi, senior finance & grants manager, dan Henry Simbolon, finance & grants specialist, selasa (6/10) memaparkan panjang lebar tentang SOP dari mulai definisi, manfaat, tujuan, gaya penulisan, format SOP, dan contoh kasus yang sering terjadi di suatu organisasi. Seringkali mereka berbagi informasi apa yang dilakukan DRSP tentang SOP dan segala persoalannya. Pemaparan tajam sangat mengena ketika Fimek, perempuan dengan tinggi semampai, nyerocos mengupas habis masalah melalui contoh kasus. Contoh kasus inilah yang mempertajam pemahaman para anggota organisasi yang hadir pada saat itu, seperti FPPM, B-TRUST, INISIATIF, dan Pergerakan. Semua contoh yang diberikan berkaitan langsung dengan realita yang sering dihadapi para staf administrasi dan keuangan.
Ada empat contoh kasus untuk empat kelompok. Contoh-contoh tersebut bukan kasus baru. Misal saja, kasus tentang pengadaan barang, proses pencairan cek, pengaturan saldo dana kecil atau yang biasa disebut Petty Cash, dan kasus tentang pelaksana program yang mengalami perpanjangan waktu untuk melakukan kegiatan di daerah dan berefek pada laporan keuangan dan pengaturannya.
Berikut adalah contoh kasus 1 dan 2 hasil diskusi kelompok 1 dan 2:
Contoh Kasus 1
| Tukul yang merupakan staf pengadaan di sebuah lembaga nirlaba di Jakarta. Ia ditugaskan untuk membeli 3 unit komputer dengan nilai Rp. 20 juta. Tukul kemudian pergi ke Mangga Dua dan melaksanakan survey ke beberapa penjual komputer. Lalu Tukul memutuskan untuk membeli di toko A karena harga di toko tersebut paling murah dan kemudian Tukul membayar tunai dan membawa 3 unit komputer beserta kuitansi pembelian dari toko A. Prosedur Pelaksanaan Baku Kelompok 1
|
Pada kasus di atas bisa disimpulkan bahwa pertama, Tukul sebagai staf pengadaan hanya bertugas melakukan survey, tidak mengambil keputusan sendiri untuk membeli barang di toko A, dan tidak melakukan pembayaran secara tunai. Kedua, SOP tersebut disusun berdasarkan tugas dari masing-masing bidang.
Contoh Kasus 2
SOP LSM ABC yang cukup terkenal di Indonesia memiliki urutan prosedur untuk pengeluaran melalui cek tersebut sebagai berikut:
Prosedur pelaksanaan baku kelompok 2
Kemudian kasir ke bank untuk mencairkan cek yang sebelumnya sudah disalin dan mentransfer dana tersebut ke koordinator program. |
Dari SOP pada contoh kasus 2 dan hasil penyusunan SOP oleh kelompok 2 bisa terlihat perbedaannya pada poin 2,3,4,6. Persoalan yang ditemukan yaitu pada prosedur pengeluaran melalui cek, jika pada SOP kasus coordinator program langsung berinteraksi dengan kasir dan finance hanya mereviu setelah pencairan cek ke bank, sedangkan pada SOP yang disusun kelompok 2 prosedurnya yaitu dari pengajuan dari koordinator program kemudian direviu oleh finance lalu ke direktur lembaga. Dari prosedur ini terlihat bahwa finance akan selalu mengetahui pengeluaran dan transaksi yang terjadi. Sedangkan pada SOP soal, finance tidak terlibat pada proses sebelum pencairan.
Contoh kasus 3 adalah kasus yang kompleks “Petty Cash itu beresiko tinggi, internal control sangat banyak terserap pada yang satu ini” Terang Fimek, sekali-kali nyeletuk berbahasa inggris.
Contoh Kasus 3
| Sebuah lembaga yang mempunyai kas kecil untuk pengeluaran yang kecil. Dalam pelaksanaannya pembayaran melalui kas kecil dan tidak mempunyai batas maksimum, dan dana saldo kas kecil juga tidak mencukupi dan setiap pengisian kembali saldo dana kas kecil selalu berubah-ubah. |
Contoh Kasus 4
| Ryan, seorang program officer di LSM ternama di Indonesia melakukan perjalanan dinas ke Aceh. Rencananya perjalanan hanya berlangsung 5 hari namun karena penambahan kegiatan maka waktu perjalanan Ryan menjadi tujuh hari. Perubahan ini baru terungkap pada waktu Ryan mengajukan pertanggungjawaban perjalanan dinasnya. Didalam pertanggungjawaban tersebut terdapat biaya-biaya yang ternyata tidak ada di budget seperti rokok dan bir. Dan pertanggungjawaban Ryan baru diajukan satu bulan setelah tiba di Jakarta. |
Contoh di atas merupakan contoh kasus yang perlu diskusi mendalam, antara si pelaksana program dan administrasi. Zaenal namanya, dia adalah salah satu program officer B-Trust yang baru pulang dari Kalimantan. “Wah ini yang sering terjadi pada saya” ungkapnya. Selama programnya di sana, banyak persoalan administrasi yang dia temukan termasuk mirip dengan contoh kasus 4. Dari hasil sharing pengalaman inilah, sebagai masukan untuk staf keuangan, begitu juga sebaliknya, bisa disimpulkan bahwa pertama, perencanaan anggaran dan prediksi kegiatan yang mungkin dilakukan di daerah adalah sangat penting untuk menentukan alokasi anggaran yang bisa diberikan untuk program tersebut dengan pertimbangan lokasi daerah, transportasi, kondisi masyarakat sekitar, dan kegiatan advokasi yang mungkin dilakukan dengan kondisi masyarakat setempat. Kedua, pada contoh kasus 4, yang ternyata tidak ada alokasi dana untuk rokok dan bir kemudian diajukan setelah program, maka hanya ada dua kemungkinan, diganti atau biaya tersebut ditanggung oleh program officer. “Di sinilah perencanaan yang matang perlu dipikirkan secara mendalam,” Jelas Henry, tegas.
sangat mengharap ada contoh sop sebuah organisasi atau kelompok usaha masyrakat